Migrar de plataforma sem perder a organização: o que um MSP deve avaliar antes de trocar

Antes de trocar de plataforma, um MSP deve avaliar três pontos: como as equipes e os projetos de cada cliente serão organizados, como será o plano de migração e qual suporte terá durante e depois da mudança. O Hubstaff oferece uma estrutura por organizações, equipes, projetos e clientes, além de um programa de parceiros MSP e serviços de implantação. A Aufiero Informática, distribuidora oficial do Hubstaff na América Latina, acompanha esse processo na região.

Por que trocar de plataforma exige método

Um MSP não administra uma única conta: administra várias, e cada cliente traz suas próprias equipes, departamentos, acessos e regras de faturamento. Trocar de plataforma mexe em tudo isso ao mesmo tempo e quase sempre sob pressão: um cliente que precisa de resultados logo, uma renovação que se aproxima ou uma equipe que já decidiu mudar. A pressa é compreensível, mas a solução não é pular o planejamento: é fazê-lo antes.

Um caso recente: um MSP que passa do Teramind para o Hubstaff

O Teramind é uma plataforma consolidada de análise de comportamento de usuários, prevenção contra perda de dados e produtividade no trabalho, com um programa de parceiros que inclui MSPs. Um MSP que usava o Teramind e está passando para o Hubstaff relatou o seguinte: após uma mudança no portal para MSPs, que voltou a uma versão anterior, precisou se cadastrar novamente e a configuração de equipes e departamentos de seus clientes não foi mantida.

Refazer essa estrutura do zero para cada cliente não era uma opção para o MSP, que decidiu avaliar outras ferramentas. Sua experiência com o suporte e com a gestão da mudança não foi a esperada, e por isso esses dois pontos passaram a ser critérios centrais na nova escolha. É a experiência de um MSP em particular: cada operação tem necessidades diferentes, e o Teramind segue sendo uma opção reconhecida para outros perfis.

Somou-se a isso a pressão do cliente por agilidade. Nesse contexto, o MSP escolheu o Hubstaff por dois motivos: uma implantação simples e uma interface fácil de usar.

São dois critérios que pesam muito quando há pressa: uma implantação simples permite começar a trabalhar sem um projeto longo de implementação, e uma interface fácil de usar reduz o tempo que as equipes de cada cliente levam para adotar a ferramenta. Para um MSP, que repete esse processo a cada conta, essa economia se multiplica.

O caso organiza o restante deste guia: ter a estrutura de cada cliente documentada antes de qualquer mudança, planejar a migração mesmo havendo pressa e escolher uma plataforma com suporte e comunicação claros. O caso é apresentado conforme o relato do próprio MSP, sem identificá-lo.

1. Como organizar as equipes e os clientes

A pergunta-chave é se a nova plataforma permite reproduzir a estrutura real do negócio: clientes separados, equipes e departamentos claros e permissões adequadas a cada função. No Hubstaff, essa estrutura é montada com quatro peças:

• Organizações: permitem separar o trabalho quando cada cliente precisa de acesso exclusivo apenas aos dados que lhe pertencem.
• Projetos e clientes: os projetos organizam o trabalho dentro de uma organização e podem ser associados a um cliente para faturar o tempo registrado a cada um.
• Equipes: reúnem as pessoas e podem ser atribuídas a um projeto inteiro, em vez de incluir integrantes um a um. Com a figura do líder de equipe, parte da gestão pode ser delegada.
• Funções e permissões: o Hubstaff oferece as funções de proprietário da organização, gerente da organização, gerente de projeto, usuário e visualizador de projeto, e permite criar funções personalizadas. Um mesmo integrante pode ter funções diferentes em projetos diferentes.

Para o cliente que quer acompanhar o andamento sem administrar nada, a função de visualizador de projeto dá acesso somente leitura aos projetos atribuídos, sem acesso a faturamento nem a recursos de folha de pagamento.

Um detalhe prático para MSPs que atendem clientes em países diferentes: cada organização aceita uma única moeda, então convém criar uma organização por moeda quando há pagamentos em divisas distintas. A disponibilidade de clientes e equipes depende do plano contratado, por isso vale confirmar na avaliação.

Para os MSPs que administram vários clientes, o Hubstaff conta ainda com um portal de parceiros. Segundo a empresa, ele permite gerenciar em um só lugar todas as contas dos clientes e o faturamento, uma resposta direta à necessidade que o caso anterior apresenta: manter organizada a configuração de cada cliente.

Documentar a estrutura de cada cliente —equipes, departamentos, funções e permissões— antes de qualquer mudança é um respaldo simples que serve para qualquer plataforma: se for preciso reconstruí-la, isso é feito com rapidez e sem depender da memória.

Perguntas para a avaliação:

• Cada cliente fica separado dos demais?
• É possível atribuir equipes inteiras a um projeto?
• É possível dar ao cliente acesso somente leitura?
• As funções podem ser ajustadas por projeto?
• O faturamento pode ser associado a cada cliente?
• O que acontece com a configuração existente se o provedor mudar de versão ou de portal?
• É possível documentar a estrutura de equipes e departamentos para não depender de uma única plataforma?

2. Um plano de migração em etapas

Mover todos os clientes de uma só vez é a forma mais arriscada de migrar. Um plano em etapas reduz o risco sem alongar os prazos:

Segundo o Hubstaff, seus serviços de implantação preveem um início rápido em semanas, uma implantação acelerada em um ou dois meses e um acompanhamento contínuo. Quando um cliente pressiona para avançar rápido, a resposta é encurtar a etapa de desenho com apoio especializado, não pular o piloto nem a verificação.

3. Qual suporte existe antes, durante e depois

Trocar de plataforma é também trocar de provedor de suporte. Vale perguntar quem responde, em que idioma, em que horário e que tipo de ajuda é oferecida: resolver uma dúvida pontual não é o mesmo que acompanhar uma implantação. O Hubstaff cobre as duas frentes:

• Central de ajuda e suporte técnico: para resolver dúvidas de uso e problemas pontuais na sua central de ajuda.
• Hubstaff Services: especialistas que planejam, configuram, integram, capacitam e medem. Segundo a empresa, não são obrigatórios: muitas equipes implantam por conta própria, e os serviços são mais úteis em implantações grandes ou complexas.
• Programa de parceiros MSP: prevê serviços de implantação e administração (configuração, funções, permissões e relatórios), integração com ferramentas de folha de pagamento, PSA e contabilidade, e gestão da mudança por meio de capacitação e políticas claras.
• Transparência: o Hubstaff publica uma página de status do serviço e sua conformidade com SOC 2 Type II, GDPR, HIPAA, LGPD e CCPA em sua central de confiança, informação útil para clientes com requisitos de segurança.

Há um critério adicional que o caso anterior deixa evidente: perguntar como o provedor avisa as mudanças que afetam os clientes, com quanta antecedência e o que acontece com a configuração existente.

Na América Latina, soma-se a isso o suporte local da Aufiero, em português e espanhol.

Checklist antes de migrar

• Inventário completo de clientes, equipes, departamentos e projetos.
• Estrutura de destino definida: organizações, equipes, projetos e funções.
• Plano de acesso para cada cliente: somente leitura ou administração.
• Moeda e faturamento por cliente.
• Integrações atuais: folha de pagamento, PSA, contabilidade e mensageria. O Hubstaff conta com mais de 35, entre elas Slack, Jira, Asana, Trello, ClickUp, Zendesk e QuickBooks.
• Exportação dos dados históricos guardada.
• Estrutura de equipes, departamentos e permissões de cada cliente documentada fora da plataforma.
• Piloto em paralelo com um cliente.
• Comunicação a usuários e clientes sobre o que é medido e por quê.
• Suporte definido: quem responde, em que idioma e em que horário.
• Comunicação de mudanças: como e com quanta antecedência o provedor avisa.
• Critério de encerramento: quando a plataforma anterior será desativada.

Hubstaff com a Aufiero para MSPs e revendas

O Hubstaff conta com um programa de parceiros para MSPs, revendas de valor agregado, provedores de soluções de TI e consultores. Segundo a empresa, mais de 95 mil equipes usam a plataforma, e sua avaliação gira em torno de 4,5 de 5 no G2 e 4,6 de 5 no Capterra e no GetApp.

A Aufiero Informática é a distribuidora oficial do Hubstaff na América Latina: acompanha a implantação com licença oficial, onboarding e suporte local em português e espanhol.

Para as equipes que migram de outra solução, a Aufiero inclui duas horas de consultoria gratuita.

Perguntas frequentes sobre trocar de plataforma com o Hubstaff

A Aufiero Informática é distribuidora oficial do Hubstaff na América Latina.